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Ups! Falei de mais na reunião e acabei por não ouvir as opiniões de que precisava…

August 2, 2018

 

“Fui eu que convoquei a reunião. Fui eu que identifiquei o problema que quero comunicar aos meus colegas e pôr à discussão. Obviamente, os outros participantes esperam que seja eu a falar: compete-me apresentar o problema, expor a solução ou soluções que me parecem mais adequadas, e fundamentar as minhas propostas com argumentos sólidos. Certo?

 

Errado! Ninguém tem paciência para participar em reuniões em que quem as convocou monopoliza a palavra. Mas por que razão faço sempre isso? Tenho de refletir sobre o meu objetivo ao convocar a reunião: queria sinceramente procurar a melhor solução para um problema a partir das ideias de todos, ou simplesmente exibir a minha superior competência mostrando que afinal até já tinha uma solução e não precisava deles para nada?

 

Posto nestes termos, o comportamento descrito parece caricato, mas infelizmente é bem mais frequente do que seria desejável. É que além da legião de indivíduos arrogantes e autossuficientes que povoam as nossas organizações, há um número muito maior de pessoas que se sentem incentivadas a “mostrar serviço” devido a uma cultura organizacional que valoriza comportamentos e atitudes do género “não me tragas problemas, traz-me soluções”. É assim que uma norma que procura estimular o ‘empowerment’, a iniciativa e a assunção de responsabilidades pode pecar por excesso e acabar por promover, em sentido diametralmente oposto ao pretendido, a acomodação e a desresponsabilização de muito mais pessoas.

 

Por isso, já sei o que vou fazer na próxima reunião – basta seguir estas três táticas básicas:

 

1º. Vou preparar a reunião escrevendo notas curtas e concisas. Vou voltar a escrevê-las as vezes que forem necessárias para reduzir ao mínimo a minha intervenção inicial. Ah! E uma vez começada a reunião, vou segui-las em vez de esquecer que as redigi.

 

2º. Vou circular uma agenda descrevendo os assuntos a debater e deixar claro que pretendo conhecer a opinião de todos os participantes (é por isso que os estou a convocar). Desta forma, dou-lhes a oportunidade de pensarem antecipadamente no assunto, e poupo tempo na descrição dos problemas, o que ajuda a encurtar a minha intervenção inicial.

 

3º. Finalmente, vou pedir a todos que se pronunciem à vez. É possível que alguns não queiram falar na sua vez, mas pelo menos tiveram essa oportunidade, e provavelmente vão acabar por falar mais tarde, em resposta a outras opiniões. E quando alguém, em vez de emitir uma opinião, exprimir uma dúvida ou uma objeção, vou resistir à tentação de ser eu a responder e vou “passar o macaco” aos outros participantes: “O que é que pensam? Qual é a vossa opinião acerca disto?”

 

Onde é que eu aprendi estas coisas? Em várias fontes, como por exemplo neste artigo, cuja leitura recomendo vivamente,”

 

 

Markman, A. (2018). “How to Run a Meeting Without Talking Too Much”. Harvard Business Review Online, 3 de maio. https://hbr.org/2018/05/how-to-run-a-meeting-without-talking-too-much

 

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