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As reuniões periódicas – quer sejam trimestrais, mensais, semanais ou mesmo diárias – são uma instituição em quase todas as empresas e departamentos. O seu fundamento é sempre o mesmo: criar o hábito de fazer um “ponto da situação” ou “acompanhar os acontecimentos” para não correr o risco de deixar passar alguma coisa despercebida ou alguma decisão importante por tomar. Sucede porém que acabam sempre por transformar-se num enorme desperdício de tempo, pois muitas vezes não acontece nada durante o período que antecede uma dada reunião que justifique a sua realização. É assim que uma decisão aparentemente sensata acaba por se tornar nociva, ao deixarmos que o hábito se sobreponha à sua razão de ser.

 

Mas há uma maneira muito simples de controlar este risco e de evitar reuniões desnecessárias. Basta que a pessoa que tem a responsabilidade de dirigir a reunião pare para pensar e pergunte a si mesma: “Se cancelar esta reunião, alguém vai ficar prejudicado? Corremos o risco de perder alguma informação ou de falhar alguma decisão importante?”

 

Também vale a pena repensar a frequência e a duração das reuniões, e ajustá-las à dimensão dos problemas que procuram analisar. As prioridades de curto prazo, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais assíduo, e requerem decisões de nível mais operacional; por isso, as equipas ou comissões responsáveis por essas prioridades devem reunir mais frequentemente e durante menos tempo de cada vez. Já as equipas com uma agenda estratégica devem reunir mais espaçadamente, pois caso contrário correm o risco de não terem nada de significativo para discutir entre duas reuniões demasiado próximas umas das outras; e quando isso acontece, podem resvalar para a discussão de questões operacionais e de curto prazo que representam um desperdício de tempo, pois deveriam ser discutidas e resolvidas um ou mais níveis abaixo.

 

Finalmente, os participantes devem ser escolhidos com a máxima parcimónia, para combater a tendência de convidar gente a mais – cujo contributo é pouco significativo e cujo tempo seria mais proveitosamente aplicado noutras tarefas. Uma prática particularmente perversa e que deve ser evitada a todo custo consiste em deixar ao critério dos participantes “obrigatórios” quem mais devem trazer com eles, pois é um incentivo a que não se preparem devidamente (por exemplo com a informação que devem trazer) e se façam acompanhar por um ou mais subordinados para “fornecer os detalhes”. Pior: como em certas culturas organizacionais, o número de acompanhantes sinaliza o estatuto e o poder do participante “obrigatório”, o número de presentes sobe em flecha – e o desperdício também!

 

As organizações mais eficientes usam processos simples e claros para fazer chegar a informação necessária a quem de direito quer antes (na preparação) quer depois da reunião (na execução das decisões), como por exemplo o modelo RACI.

 

Mas acima de tudo, não há boas práticas que valham para salvar uma reunião que nunca devia ter tido lugar.

 

 

Saiba mais: How to Fix the Most Soul-Crushing Meetings” (Harvard Business Review Online)

 

 

 

 

 

 

João Paulo Feijoo

Partner

TalentShip - Human Capital Experiences

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