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Um grito pela “Comunicação Interna”!

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Como elementos de uma entidade, seja ela uma equipa, uma empresa ou uma organização, precisamos de uma linha orientadora que nos leve aos alvos estabelecidos: o objectivo final. No entanto, este é um dos aspectos que mais falta nas nossas organizações hoje em dia. Grupos/departamentos/equipas têm reuniões sem agendas, sem objectivos e – ainda pior – sem saber quais são a missão, visão e valores da organização!  Qual a orientação estratégica que devemos seguir? Qual o rumo que vamos tomar? Afinal, como elementos de uma suposta equipa, é suposto estarmos todos a remar na mesma direcção, ter o mesmo objectivo, atingir as mesmas vitórias.

 

Não obstante, são muitas as organizações que existem e subsistem (por mais incrível que possa parecer!) sem uma missão que é clara para todos os colaboradores, e que tenha sido comunicada a todos os seus colaboradores e que foi efectivamente acordada entre a direcção de topo dessa mesma organização. Até é relativamente fácil uma empresa existir sem estes elementos durante um período: o problema surge quando é necessário juntar os elementos da equipa para trabalharem um tópico comum, por exemplo. Nesse caso, “para onde vamos agora?” torna-se uma questão urgente.

Pode ser óbvio para todos, mas não é prática comum que a direcção de topo de uma organização se junte e concorde em relação a uma missão, visão e valores que podem ser elevados como a bandeira da empresa.  Muitas são as organizações nas quais uma declaração da missão foi originada por um dos directores e simplesmente estabelecido como uma realidade.  Porém, não é um padrão comum para a direcção de topo, não foi trabalhada com os colaboradores e os colaboradores nem têm conhecimento de que existe. Portanto, é da maior importância que – numa primeira instância – a direcção de topo de uma organização chegue a um acordo em relação a qual vai ser a sua orientação estratégica. Em segundo lugar, os colaboradores deviam ser envolvidos na afinação e adaptação desta orientação estratégica. E, por último, cabe à direcção de topo rever e fazer as últimas adaptações.

 

Depois destes passos (transmitidos aqui de uma forma simplificada) terem sido levados a cabo, existe a necessidade essencial de transmitir a informação a todos os envolvidos na organização. Até clientes e fornecedores devem estar a par da orientação estratégica da organização, para que fique claro o que estão a receber ou o que deverão estar a fornecer.

 

Existem diversas formas que a organização pode escolher para informar os seus colaboradores das suas opções. Entre os mais básicos, existem brochuras ou um jornal interno.  No entanto, podemos ir um pouco mais longe e usar as plataformas de intranet, e-mail’s, cartas personalizadas, reuniões de comunicação, teambuilding’s, e muitos mais.  Os meios dependem no tipo de organização, empresa, ou equipa envolvida, como é óbvio.  Como exemplo, se tivermos uma empresa cuja população é principalmente preenchida por operadores de produção, distribuídos geograficamente por diversos centros de trabalho, então a melhor opção poderá ser uma brochura.  Caso tenhamos uma organização mais madura, que tem um centro de trabalho único, uma reunião de comunicação e diversos teambuilding’s poderão ser as melhores opções, por forma a implementar a estratégia organizacional. Em organizações maiores, centros de intranet estão disponíveis em diversos pontos distribuídos pela empresa.  No entanto, devemos lembrar-nos de que, para o colaborador poder visitar o portal de intranet, deverá saber que estão a procurar informação. Senão torna-se em mais um brinquedo de passagem… Campanhas de informação também são especificamente úteis.  Paneis de informação (também distribuídos pela empresa) servem um propósito muito importante na informação dos colaboradores em relação a informação geral, assim como específica.

 

A questão fundamental ao longo de tudo é o valioso objectivo de manter os colaboradores a par de informação que é essencial para o seu contributo para a sustentabilidade da organização. Deverão ainda haver variados canais de comunicação, que estejam adaptados ao ambiente de trabalho, para que a informação seja distribuída eficazmente. Apenas desta forma conseguimos assegurar o contributo motivado dos nossos quadros para com a organização como um todo.

 

Não se esqueça que comunicar a cultura é essencial mas o exemplo da sua prática é fundamental.

 

 

 

 

 

 

 

Maria Uurbanus

Business Partner

TalentShip-Human Capital Experience

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